马来西亚公司秘书

公司董事需要一位合格公司秘书协助在公司注册局(Companies Commission Malaysia)成立公司。并且在进行任何生意交易及或申请商业手续流程时都需要一位合格公司秘书认证及验证公司文件。

1. 何为公司秘书？

公司秘书必须是居住在马来西亚的成年人士。他必须是专业机构的会员或是公司注册局(ROC)批准的持牌秘书。每间公司也都需要聘请一位持牌审计师处理账目，审计以及所得税等。秘书这个专业用词或许对于一位不熟悉这个概念的人有所误导。公司秘书是一名专业人士，在公司设立等事项提供专业的谘询与协助。他或她是公司管理层的重要成员，负责处理公司运营涉及的所有文书工作，法定文件和程序事宜。公司秘书是公司法令认可的公司职员。他或她在培训期间所接受的训练是他们可处理多方面的事务，如财务，账目，法律管理和人事部门等各领域的工作。在中大型企业中，公司秘书的职责包括公司注册，处理管理任命申请，薪酬，公司集团内部贷款与投资，处理公众问题，其中包括股票与证券上市，董事会和股东大会，维持记录，登记册和会议记录。简单来说，只要有关“公司法”和其他适用法律规定的所有法律和程序事项都属于公司秘书的职责。今天的公司秘书是公司的高级职员，他被赋予的责任更重，权力也更大，因此职责要求公司秘书在任何时候都要遵守职业道德行为。

2. 谁可以成为公司秘书？

每间公司都必须有一位或多位公司秘书，每名秘书均为成年人且长期居住在马来西亚，自1992年9月10日起，除非符合以下情况，否则任何人均不能担任公司的公司秘书：

• 他必须是获得财政部长认可的或是专业人士团体的成员。
• 他是由公司注册局（Commission Company of Malaysia）根据2001年马来西亚公司委员会法案第20G条款所批准的持牌秘书。

3. 任命公司秘书的步骤

公司的第一位秘书需要在公司注册后30天内任命。2016年公司法令要求每间公司至少拥有一位持牌公司秘书。董事需开会决定有关公司秘书任命的详情。表格Section 58 & 236(2)(任命第1位公司秘书)需要在14天内呈交给公司注册局。公司秘书的相关详情也需要记录在注册簿中。

4. 辞职与免职

公司秘书可通过提交书面通知于董事的方式辞职。公司秘书的职位空缺不能超过30天。表格Section 58 – 辞职与新任命的公司秘书详情需要在14天内向公司注册局更新。公司秘书的辞职与任免在大部分的情况下是同时进行的。

5. 被取消担任公司秘书的资格

2016年公司法令地238条规注明，以下情况将被取消担任公司秘书的资格：

• 他是破产人士
• 他在马来西亚境内或海外触犯2016年公司法令第241条条规
• 他不再是2016年公司法令第241条规的执业证书持有者

6. 腾空办公室

在所有董事的最新地址都无法联系的情况下，公司秘书可以通过表格237(2)腾空办公室。公司秘书在提交通知后30天正式解除公司秘书的职务。但是这不会免除公司秘书在腾空办公室之前的任何行为或失职的责任。